Disusun oleh :
Dede wijayanti
Erlia anugrah
Linda yustiana
Tri Sandradewi
MENDOKUMENTASIKAN SISTEM
INFORMASI
Data Flow Diagrams (DFD)
A data flow diagram(DFD) is a
graphical representation of a system. A DFD depicts a system's components; the
data flows among the components; and the sources, destinations, and storage of data.
Figure 3.1 shows the four symbolss used in a DFD. Study these symbols and their
definitions before reading on. Note that a bubble can be either an entity on a
physical data flow diagram or a process on a logical data flow diagram.
Terjemahan: diagram
aliran data adalah representasi grafis dari suatu sistem. Sebuah DFD menggambarkan
komponen sistem ini, data mengalir di antara komponen, dan sumber-sumber, tujuan,
dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan empat symbolss digunakan dalam DFD.
Mempelajari simbol dan definisi mereka sebelum membaca di. Perhatikan bahwa gelembung
dapat berupa sebuah entitas pada diagram aliran data fisik atau proses pada diagram
aliran data logis.
TYPES OF DATA FLOW DIAGRAMS
Context Diagram(Diagram
Konteks)
Figure 3.2 is an example of our
first type of DFD, the context diagram. A context diagram is a top-level
diagram of an informations system that describes the data flows into and out of
the system and into and out of the external entities.
Terjemahan: Angka
3.2 adalah contoh dari tipe pertama kami DFD, diagram konteks. Sebuah diagram
konteks adalah diagram tingkat atas dari sebuah sistem informasi yang
menggambarkan data mengalir masuk dan keluar dari sistem dan masuk dan keluar dari
entitas eksternal.
Let's use figure 3.2 to learn a
few significant systems terms. At the same time, we can realize the importance
of the context diagram. The circle in the context diagram defines the system's
boundary is the border between thee" system of interest" and the systems
environtment. The environment consists of all that surrounds a system, whereas
the entities in a context diagram indicate the relevant environtment. The
relevant environment.
Terjemahan:
Mari kita gunakan angka 3.2 untuk belajar signifikan
beberapa istilah sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya
diagram konteks. Lingkaran dalam diagram konteks mendefinisikan batas sistem
adalah perbatasan antara kamu "sistem bunga" dan Environtment sistem.
Lingkungan terdiri dari semua yang mengelilingi sistem, sedangkan entitas dalam
diagram konteks menunjukkan Environtment yang relevan. Lingkungan yang relevan.
Meant is that part of the environment that affects the " system of
interest" as the system is defined, for example, in figure 3.2, only the customer
and the bank are in the relevant environment. could we include tenants as
sources of payments for rent? Yes and if we did, the context diagram would
include a "Tenants" entity box and adata flow depicting the rent
payment.
Our final
systems concept is the interface. An interface is a flow connecting a system's
environment. In figure 3.2, "payment" and "Deposit" are
interfaces. Connections between system components (that is between subsytems)
are also interfaces.
Terjemahan: Dimaksudkan
adalah bagian dari lingkungan yang mempengaruhi "sistem bunga" karena
sistem didefinisikan, misalnya, dalam gambar 3.2, hanya pelanggan dan bank
berada dalam lingkungan yang relevan. bisa kita termasuk penyewa sebagai sumber
pembayaran untuk sewa? Ya dan jika kita lakukan, diagram konteks akan
menyertakan "Penyewa" kotak entitas dan aliran sebuah data
menggambarkan pembayaran sewa.
Akhir kami sistem konsep adalah antarmuka. Sebuah antarmuka adalah aliran
menghubungkan lingkungan suatu sistem. Dalam gambar 3.2, "pembayaran"
dan "Deposit" adalah antarmuka. Sambungan antara komponen sistem
(yaitu antara subsytems) juga interface.
Physical
Data Flow Diagram(Fisik Data Flow Diagram)
A
physical data flow diagram is a physical representation of a system
showing the system’s internal dan external entities and the flows of data into
and our of these entities. An internal entity is a person, place (for example a
department), or machine (for example, a computer) within the system that
transform data. Therefore, physical DFD specify where, bou; and by whom a
system’s processes are accomplished. A physical DFD does not tell us what is
being accomplished. For example, in figure 3.3, we see that the “Sales clerk”
receives cash form the “Customer” and sends cash, along with a register tape to
the “Cahier”. So, we see where the cash goes, and we see bow the cash receipts
data are captured (that is the register tape), but we don’t know exactly
what was done by the sales clerk.
Notice
that the physical DFD’s bubbles are labeled with nouns and that the data flows
are labeled so as to indicate bow data are transmitted between bubbles. For
example the “Sales clerk” sends “Form 60W” to “Bookkeeping”. Also, see that a
file’s location indicates exactly where (“Bookkeeping”) and a file’s label
indicates bow (a “Blue sales book”) a system maintains sales records. Finally,
whereas the entity boxes on the context diagram define the Data Flow Diagram’s.
Terjemahan: Sebuah diagram aliran data fisik adalah representasi
fisik dari sistem yang menunjukkan entitas internal sistem Dan eksternal dan
aliran data ke dalam dan dari kami entitas. Sebuah entitas internal adalah
orang, tempat (misalnya departemen), atau mesin (misalnya, komputer) dalam
sistem yang mentransformasikan data. Oleh karena itu, fisik DFD tentukan mana,
bou, dan oleh siapa suatu proses sistem yang dicapai. Sebuah DFD fisik tidak
memberi tahu kami apa yang sedang dicapai. Misalnya, pada gambar 3.3, kita
melihat bahwa "Penjualan petugas" menerima bentuk uang tunai
"Pelanggan" dan mengirimkan uang tunai, bersama dengan rekaman
mendaftar ke "Cahier". Jadi, kita lihat mana uang pergi, dan kita
melihat tunduk penerimaan kas data ditangkap (yaitu pita register), tapi kita
tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas penjualan.
Perhatikan bahwa gelembung DFD fisik yang diberi label
dengan kata benda dan bahwa arus data yang diberi label sehingga untuk
menunjukkan data busur yang ditransmisikan antara gelembung. Misalnya
"Penjualan petugas" mengirimkan "60W Form" untuk
"Pembukuan". Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis di
mana ("Pembukuan") dan label file menunjukkan busur (a "Blue
penjualan buku") sistem menyimpan catatan penjualan. Akhirnya, sedangkan
kotak entitas pada diagram konteks menentukan Data Flow Diagram ini.
External
entities in the relevant environment, the bubbles in the physical DFD define
the internal entities.
Terjemahan:
Entitas eksternal dalam lingkungan yang relevan, gelembung
dalam DFD fisik mendefinisikan entitas internal.
Logical
Data Flow Diagram
A logical data flow diagram is a pictorial representation a system
showing the system’s processes. We use logical DFD to document information
sytems because we can represent the logical nature of a system what tasks the
system is doing without having to specify bou, where, or by whom the tasks are
accomplished.
Terjemahan:
Sebuah diagram
aliran data logis adalah representasi bergambar sebuah sistem yang menunjukkan
proses sistem. Kami menggunakan DFD logis untuk mendokumentasikan sytems
informasi karena kita dapat mewakili sifat logis dari sistem apa tugas sistem
yang dilakukan tanpa harus menentukan bou, di mana, atau oleh siapa tugas yang
dicapai.
Documenting
Information Systems (Mendokumentasikan
Sistem Informasi)
The
advantage of a logical DFD (Versus a physical DFD) is that we can concentrate
on the functions that a system performs. See, for example. Figure 3.4, where
the label’s on the data, rather than bow the data are transmitted is the
“Payment” in the form of a check, cash, credit card or debit card? We don’t
know. Is the “Sales Journal”.
Terjemahan:
Keuntungan dari DFD logis (Versus suatu DFD fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi
pada fungsi bahwa sistem melakukan. Lihat, misalnya. Gambar 3.4, di mana label yang
ada di data, bukan busur data yang ditransmisikan adalah "Pembayaran"
dalam bentuk, kas kartu cek, kartu kredit atau kartu debit? Kita tidak tahu. Apakah
"Penjualan Journal".
Even
though physical DFD are similary numbered, we do not use the term “level
0” when referring to a physical DFD because there are no lower level DFD.
Terjemahan:
Meskipun DFD fisik mirip nomor, kita tidak menggunakan "0
tingkat" istilah ketika mengacu pada DFD fisik karena tidak ada DFD tingkat
yang lebih rendah.
Gambar 3.5 Seperangkat DFD yang seimbang
Drawing
Data Flow Diagrams(Menggambar Diagram Data Flow)
We use
DFDs in two main ways. We may draw them to document an existing system’s
or we may create them from scratch when developing a new system, or we may
create them from when developing a new system. Contruction of DFD’s for
new systems will be described in the systems development chapters (Chapters 15
though 19). In this section, we describe a process for deriving a set
of DFDs from a narrative of an existing system.
Terjemahan:
Kami menggunakan DFD dalam dua cara utama. Kita dapat
menarik mereka untuk mendokumentasikan sistem yang sudah ada atau kita dapat
membuat mereka dari awal ketika mengembangkan sebuah sistem baru, atau kita dapat
membuat mereka dari ketika mengembangkan sistem baru. Contruction dari DFD untuk
sistem yang baru akan dijelaskan dalam bab pengembangan sistem (Bab 15 meskipun
19). Dalam bagian ini, kami menggambarkan proses untuk menurunkan satu set DFD dari
narasi dari sistem yang ada.
The
Narrative(Narasi tersebut)
Figure
3.6 contains a narrative describing the cash receipts systems for the cash
receipts system for the causeway company. The first column indicates the paragraph
number, the second column contains the line number for the text of the
narrative. We describe here an orderly method for drawing the DFDs for the
causeway system. You will get the most benefit from this section if you follow
the instructions carefully, perform cach step as directed, and
don’t read or look a head.
As you
follow along with us, you my want to draw your diagrams on flowcharting paper
or graph paper. Also, your DFDs (and flowcharts) will have a more professional
appecarance if you use a flowchatting template. A flowcarting template is
a piece of plastic in which various charting symbols (such as
circles squares and rectangles) have been cut. By providinga means for tracing
charting symbols, the template expedites your drawing and promotes good
charting techniques. However, even if you use the flowchart paper and template,
don’t be tempted to make your first sketch a final product.
Terjemahan:
Gambar 3.6 berisi narasi
menggambarkan penerimaan kas sistem untuk sistem penerimaan kas untuk
perusahaan causeway. Kolom pertama menunjukkan jumlah paragraf, kolom kedua
berisi nomor baris untuk teks narasi. Kami jelaskan di sini metode teratur
untuk menggambar DFD untuk sistem causeway. Anda akan mendapatkan manfaat besar
dari bagian ini jika Anda mengikuti instruksi dengan seksama, melakukan langkah
cach seperti yang diarahkan, dan tidak membaca atau melihat kepala.
Saat Anda mengikuti bersama dengan kami, saya ingin Anda untuk menggambar
diagram di atas kertas flowcharting atau kertas grafik. Juga, DFD Anda (dan
diagram alur) akan memiliki appecarance lebih profesional jika Anda menggunakan
template flowchatting. Sebuah template flowcarting adalah sepotong plastik di
mana simbol charting berbagai aplikasi (seperti kotak lingkaran dan persegi
panjang) telah dipotong. Dengan cara providinga untuk melacak simbol memetakan,
template mempercepat gambar Anda dan mempromosikan teknik charting yang baik.
Namun, bahkan jika Anda menggunakan kertas flowchart dan template, jangan
tergoda untuk membuat sketsa pertama Anda produk akhir.
Table
of Entities and Activies(Tabel Entitas dan activies)
To
begin your table of entities and activies, go through the narrative line-
by – line and put abox around the first occurrence of chach internal and
external entity. After you have put a box around each entity, list each entity,
and then compare your list to the list in the first column of Table 3.1.
Notice that narrative refers to some entities in more than one way. For
example, we have the “mailroom” on line 3 and the “clerk” on line 5. Why do
we have
Terjemahan:
Untuk memulai meja
Anda entitas dan activies, melalui narasi baris demi - baris dan menempatkan
abox sekitar kejadian pertama chach internal dan entitas eksternal. Setelah
Anda telah menempatkan kotak di masing-masing perusahaan, daftar setiap
entitas, dan kemudian membandingkan daftar ke dalam daftar di kolom pertama
dari Tabel 3.1. Perhatikan bahwa narasi mengacu pada beberapa entitas dalam
lebih dari satu cara. Sebagai contoh, kita memiliki "ruang surat" on
line 3 dan "petugas" pada baris 5. Mengapa kita memiliki
|
Para
|
Line
|
Text
|
|
1
|
1
|
The causeway company uses the
|
|
2
|
following procedures to process the cash
|
|
3
|
received from credit sales. The mailroom
|
|
4
|
receives check s and remittance advices from
|
|
5
|
customers, a clerck endorses the checks
|
|
6
|
and writes the amount paid and the check
|
|
7
|
number on the remittance advice.
|
|
8
|
Periodically, the mailroom ckerck prepares a
|
|
9
|
batch total of the remittance advices and
|
|
10
|
sends the batch of remittance advices to
|
|
11
|
accounts receivable along with a copy of
|
|
12
|
the batch total. At the same time,the
|
|
13
|
clerck sends the correspending batch of
|
|
14
|
checks to the chasier.
|
|
|
|
|
2
|
15
|
In accounts receivable, a clerck
enters
|
|
16
|
the batch into on online terminal by keying
|
|
17
|
the batch total, the customer number, the
|
|
18
|
invoice number, the amount paid, and the
|
|
19
|
check number. After veriying that the
|
|
20
|
invoice is open and that the correct amount
|
|
21
|
is being paid. The computer posts the
|
|
22
|
payment to the accounts receivable master
|
|
23
|
like. If there are any discrepancies, the
|
|
24
|
clerck is notifed.
|
|
|
|
|
3
|
25
|
At the end of each batch (or at the
|
|
26
|
end of the day), the comouter prints a
|
|
27
|
deposit slip in duplicate on the terminal
|
|
28
|
in the cashier's office. The cashier
|
|
29
|
compares the deposit slip to the
|
|
30
|
corresponding batch of checks and then
|
|
31
|
takes the deposit to the bank.
|
|
|
|
|
4
|
32
|
As they are entered, the check number
|
|
33
|
and the amount paid for each transaction are
|
|
34
|
logged on tape. This long is used to create
|
|
35
|
a cash receipts listing at the end of each
|
|
36
|
day. A summary of customer accounts paid
|
|
37
|
the day is also printed at this time. The
|
|
38
|
accounts receivable clerk compares these
|
|
39
|
reports to the remittance advices and batch
|
|
40
|
totals and sends the totalof the cash
|
|
41
|
receipts to the general ledger office.
|
Figure
3.6 Narrative Of The Causeway Cash Receipts System
The “bank”
and the “general” ledger office “in our list? Because we assume that they are
receiving the are receiving the items (that is, the deposit and the cash
receipts total) being sent to them. Why do we list the “on terminal” with the
computer? Terjemahan:
|
TABLE 3.1 Entities and activies for causeway cash receipts
system
|
|
Entities
|
Para
|
Activies
|
|
Mailroom
(clerk)
|
1
|
1. Receives
checks and remittance advices
|
|
1
|
2. Endorses
checks
|
|
1
|
3.Writes the
amount paid and the check number on the remit
|
|
|
|
|
1
|
4. Prepares
a batch total of the remittance advices
|
|
1
|
5. Sends the
batch of remittance advices and a copy of the batch total
|
|
|
to the accounts recceivable clerk
|
|
1
|
6. Sends the
batch of checks to the cashier
|
|
Customer
|
|
|
Accounts
recivable (clerk)
|
2
|
7. Enters
the batch into the online terminal
|
|
2
|
8. Keys the
batch total, the customer number, the invoice number,
|
|
|
the amount paid and the check number
|
|
4
|
9. Compares
computer reports with remittance advices and batch rotals
|
|
4
|
10. Sends
the total of cash receipts to the general ledger office
|
|
|
Cashier
|
3
|
11. Compares
deposit slip with the batch of checks
|
|
3
|
12. Takes
the deposit to the bank
|
|
|
Computer
(online terminal)
|
2
|
13. Verifies
that the invoice is open and that the correct ampunt is being paid
|
|
2
|
14. Posts
the payment to the payment to the accounts receivable master file
|
|
2
|
15. Notifies
clerk of errors
|
|
3
|
16. Prints a
deposit slip
|
|
4
|
17. Logs
transactions
|
|
4
|
18. Creates
a cash receipts listing
|
|
4
|
19. Prints a
summary of customer accounts paid
|
|
Bank
|
|
|
|
General
ledger office
|
|
|
file
symbol represents a place where data is stored.
